Planificación de eventos: Consejos y advertencias

Planificación de eventos: Consejos y advertencias

Planificación de eventos: Consejos y advertencias

¿Planificando un evento?

Ya se trate de su boda, evento corporativo, fiesta de bienvenida o graduación, le ofrecemos una lista de cosas a considerar antes de seleccionar el catering ideal para su evento.

Es importante una entrevista con todos sus proveedores potenciales. Muchas personas cometen el error de llamar por teléfono y preguntar cuánto les costará el servicio, sin tener en cuenta los detalles relacionados con el precio y los paquetes ofrecidos por la empresa.

Lista de comprobación del evento (planificación):

1. Si Usted está buscando un servicio barato, económico sepa que está tomando un riesgo. Tal vez no consiga lo que le han prometido.

Si una empresa está ofreciendo un precio bajo, usted debe ponerse en guardia. Ellos necesitan reducir los costos para darle el servicio, que van desde menos personal para atender a sus invitados, camareros y ayudantes de cocina por igual, servir porciones más pequeñas, o usar ingredientes de calidad inferior.

No podemos decirle cuántas veces un evento ha fallado debido a un servicio de mala calidad de los proveedores, dejando a la novia en lágrimas el día de su boda.

Menor precio = Menor calidad y servicio

2. Investigar al proveedor que usted ha seleccionado, buscar testimonios y también preguntar a los directores de los lugares y al personal, si han trabajado con esa compañía antes.

Mire lo que ofrecen en su página web, buscaque fotos, videos y blogs.

Internet es la mejor herramienta cuando se trata de comprobar la integridad de una empresa.

No se centre simplemente en los testimonios solamente, porque hay compañías que los inventan, escriben ellos mismos sus propias versiones.

También hay vendedores malintencionados que escriben maliciosamente malas críticas sobre sus competidores.

Mantenga mucha atención especialmente para las compañías que tienen una cantidad excesiva de testimonios para el tiempo que han estado en negocio.

3. El servicio de catering es importante en cualquier caso, debido a esa razón, usted debe considerar la contratación de una empresa que es flexible y confiable.

Seleccione una empresa que ofrezca una amplia variedad de platos y propuestas en su menú.

La empresa debe ser capaz de preparar lo que usted desea. Siempre es crucial hacer una degustación de comida antes de su evento.

Considere sólo las empresas bien establecidas y que tengan las licencias adecuadas y el seguro requerido por el estado. En otras palabras, que operan legalmente, como una empresa real.

4. Leer el contrato de arriba a abajo. El documento debe estar disponible para usted antes de que incluso haya tomado una decisión y siempre es un plus si es exhibido públicamente, como en el sitio web de la empresa.

El contrato debe tener una lista de cláusulas que protegerán tanto al cliente como al proveedor en ciertas situaciones para que todo quede claro y las acciones estén siendo manejadas con claridad por ambas partes.

Busque cláusulas que tengan que ver con cancelaciones, retrasos o fechas programadas y métodos de pago. Nada debe ser asumido, el contrato debe tener todo claramente esbozado.

No acepte respuestas como "No se preocupe por ello", "No es importante", "Todo va a estar bien", etc. Todos los detalles deben incluirse en el documento, como mantelería, cubiertos, colores, cantidad del personal, las horas de operación, los impuestos, etc.

Recuerde que un contrato que sea corto y simple no trabajará en su favor, puesto que dejará algunos vacíos importantes.

Una empresa de catering seria nunca debe pedirle un depósito mayor del 20% para reservar la fecha para su evento. Si la compañía pide un depósito más grande usted está tomando un gran riesgo.

5. Un proveedor que ofrezca licor como parte del servicio debe mostrarle la licencia correspondiente para servir alcohol fuera del sitio. Independientemente, siempre considere comprar su propio licor para evitar el riesgo de sustituciones durante un evento.

6. Contratar un Coordinador para el día de su evento es siempre una buena idea, siempre y cuando sea alguien experimentado.

La elección de un Coordinador y el lugar de su elección son importantes. El les recomendará una empresa de catering específica, o una lista de todas las empresas que pueden satisfacer sus expectativas.

Algo que quizá no sepa es que en la mayoría de los casos, los proveedores reciben un aliciente para guiarlo y llevarle hasta la empresa de más alta licitación, que no siempre es lo mejor para usted.

En algunos casos, también pueden intentar mentirle sobre las otras compañías, sólo para ser contratados. Así que siempre hagan su propia investigación, y no vayan sólo a una fuente.

7. Considere todos estos puntos como una guía para ayudarle a crear el evento perfecto.

Usted invierte su tiempo, expectativas y dinero para que todos los detalles de su evento se desarrolle tal como usted planeó.

Elija los profesionales con pruebas reales de experiencia y asegúrese de tener contratos claros.

Verifique y utilice referencias reales, para que pueda disfrutar completamente de su evento sin preocupaciones ni sorpresas.